Stand 22. Oktober 2026, Lesezeit etwa 4 Minuten

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 folgt der nächste Schritt: Wer mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz hat, muss B2B-Rechnungen auch elektronisch ausstellen. Ob das reibungslos klappt, entscheidet sich im ERP-System. Dort entstehen die Rechnungen, und dort liegen die Daten, aus denen sie bestehen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle übrigen Unternehmen.
  • Kein PDF: Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Was genau gilt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2. Ein PDF per E-Mail erfüllt die Pflicht nicht. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Kann Ihr ERP E-Rechnungen erzeugen?

Prüfen Sie, ob Ihr ERP Rechnungen direkt als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann oder ob dafür ein Zusatzmodul oder ein externer Dienst nötig ist. Klären Sie auch, wie eingehende E-Rechnungen ins System kommen.

Sind Ihre Stammdaten vollständig?

Eine E-Rechnung prüft Pflichtfelder streng. Fehlt eine Angabe, wird die Rechnung abgelehnt. Typische Lücken:

  • unvollständige Anschriften bei Kunden und Lieferanten
  • fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
  • veraltete Bankverbindungen
  • Bestellnummern oder Leitweg-IDs, die der Kunde erwartet, aber nirgends hinterlegt sind

Diese Daten pflegen Sie am besten jetzt und nicht erst im Dezember.

Welches Format erwarten Ihre Kunden?

Viele Geschäftspartner haben klare Vorgaben. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, welches Format und welchen Übertragungsweg sie wünschen. Halten Sie die Antworten direkt im Kundenstamm fest.

Wie läuft Ihr Rechnungsprozess heute?

Wer Rechnungen heute ausdruckt, nachbearbeitet oder per Hand ergänzt, muss diese Schritte neu denken. Je mehr direkt aus Auftrag und Lieferschein entsteht, desto weniger Fehler kommen später zurück.

Passt die Anbindung an die FiBu?

Rechnungsdaten fließen meist weiter in die FiBu, etwa zu DATEV. Prüfen Sie, ob die Schnittstelle auch mit E-Rechnungen sauber funktioniert und Belege richtig archiviert werden.

Früh testen statt spät reparieren

Die Umstellung ist kein reines Software-Update. Sie betrifft Stammdaten, Abläufe und Absprachen mit Kunden. Planen Sie deshalb einen Testlauf mit einigen ausgewählten Kunden ein, bevor die Pflicht greift. So sehen Sie früh, wo es hakt.

Wie sieht die Umstellung in Ihrem ERP aus?

Wir schauen uns Ihre Abläufe gemeinsam an, persönlich und ohne Verpflichtung.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Einzelfälle wie Organschaften oder besondere EDI-Verfahren klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Quellen: Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung · IHK Frankfurt am Main – E-Rechnungspflicht. Stand: Oktober 2026.

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